Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.

IL RETTORE

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;

Visto il d.P.R. 27 giugno 1992, n. 352, con il quale è stato emanato il Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241;

Visto il D.L. 14 settembre 1993, n. 358, convertito nella legge 12 novembre 1993, n. 448, recante differimento del termine previsto dall’art. 13 del d.P.R. 27 giugno 1992, n. 352, per l’adozione dei regolamenti concernenti le categorie di documenti da sottrarre all’accesso;

Sentiti i dipartimenti;

Vista la nota 19 giugno 1993 n. 4326 con la quale è stato trasmesso lo schema di regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, alla Commissione per l’accesso ai sensi dell’art. 10 del d.P.R. 27 giugno 1992, n. 352;

Atteso che con nota 9 settembre 1993 n. 7295 è stata sollecitata l’emissione del parere da parte della predetta Commissione;

Vista la comunicazione al Senato Accademico nella seduta del 12 ottobre 1993;

Vista la delibera del Consiglio d’Amministrazione con la quale, nella seduta del 10 novembre 1993, è stato approvato il Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi in attuazione dell’art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241;

DECRETA

Art. 1
(Adozione del regolamento)

1. E’ adottato il regolamento, di cui agli articoli successivi, in attuazione dell’art. 24, comma 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del d.P.R. 27 giugno 1992, n. 352.

Art. 2
(Oggetto)

1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio ed i casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi secondo le disposizioni contenute nel capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del d.P.R. 27 giugno 1992, n. 352.

Art. 3
(Ambito di applicazione)

1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è riconosciuto a chiunque abbia un interesse personale e diretto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
2. Il diritto di accesso si esercita nei confronti dell’Università degli Studi di Roma “TOR VERGATA”, di seguito denominata “Università”, secondo le modalità previste dagli articoli seguenti.

Art. 4
(Documento amministrativo)

1. Ai fini del presente regolamento è considerato documento amministrativo la rappresentazione, in conformità a quanto stabilito dall’art. 22 comma 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241 del contenuto di atti, perfetti ed efficaci, formati dall’Università.
2. Salvo quanto disposto dal successivo art. 9 in ordine ai documenti suscettibili di recare pregiudizio agli interessi indicati nell’art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, il diritto di accesso si esercita altresì riguardo ai documenti utilizzati ai fini dell’attività amministrativa e detenuti dall’Università.

Art. 5
(Tipologia di accesso)

1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio amministrativo competente a formare l’atto conclusivo del procedimento.
2. Qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimità del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse sulla base delle informazioni e documentazioni fornite, sull’accessibilità del documento ovvero i documenti richiesti coinvolgano posizioni soggettive di terzi il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale indirizzata al Magnifico Rettore, ovvero al Direttore di Dipartimento o di Centro interdipartimentale.
3. Il richiedente può sempre presentare richiesta formale, al di fuori dei casi indicati al comma 2.
4. Nei casi previsti dai commi 1, 2 e 3 l’interessato deve indicare con completezza gli estremi del documento oggetto della richiesta per consentirne l’individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta, far constare della propria identità ovvero dei propri poteri rappresentativi.

Art. 6
(Procedure di accesso)

1. Nell’ipotesi di accesso informale di cui al comma 1 dell’art. 5 la richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie ovvero altra modalità idonea.
2. Nel procedimento di accesso formale la richiesta, formulata secondo l’apposito modello predisposto dall’Università è inoltrata all’ufficio competente a formare l’atto, ovvero, se trattasi di atti infraprocedimentali all’ufficio competente a formare l’atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.
3. Della richiesta, protocollata nell’apposito registro delle domande di accesso e immediatamente inoltrata all’ufficio competente, l’ufficio protocollo dell’amministrazione centrale, del dipartimento o centro interdipartimentale, è tenuto a rilasciare ricevuta.
4. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni ai sensi dell’art. 25 comma 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, decorrenti dalla registrazione della richiesta.
5. Responsabile del procedimento di accesso è il funzionario preposto alla struttura organizzativa competente secondo quanto stabilito dal comma 2 ovvero il segretario di dipartimento o di centro interdipartimentale.
6. La competenza ad adottare e sottoscrivere gli atti relativi al procedimento di accesso è attribuita ai soggetti di cui al comma 5.
7. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l’ufficio competente, entro 10 giorni, è tenuto a darne tempestiva comunicazione al richiedente e con ogni mezzo idoneo ad accettare la ricezione ed il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla registrazione della richiesta perfezionata.

Art. 7
(Accoglimento della richiesta e modalità di accesso)

1. L’atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene l’indicazione della sede dell’ufficio presso cui rivolgersi, dell’orario, del periodo da stabilirsi comunque non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia.
2. Nello stesso atto sono altresì indicate le modalità di esame dei documenti da effettuarsi comunque, alla presenza di personale addetto.
3. L’esame dei documenti è effettuato dal richiedente presso l’ufficio indicato nella comunicazione di cui al comma 1, ovvero da persona incaricata, con l’eventuale accompagnamento di altra persona, di cui vanno registrate le generalità in calce alla richiesta. L’interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
4. Salva comunque l’applicazione delle norme penali è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
5. La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti ai sensi dell’art. 25 della legge 7 agosto 1990, n. 241, nella misura stabilita nell’art. 10.

Art. 8
(Non accoglimento della richiesta)

1. Il rifiuto e la limitazione dell’accesso richiesto in via formale sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti nell’art. 9 del presente regolamento in relazione alla esigenza di salvaguardare gli interessi indicati nell’art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e nell’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 e sono motivati a cura del responsabile del procedimento di accesso con riferimento alla normativa vigente ed alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta.
2. Il diritto all’accesso è sempre escluso laddove non si riscontri la sussistenza di un interesse personale, diretto e attuale, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
3. Il differimento dell’accesso è disposto con atto motivato al fine di salvaguardare le esigenze di cui al comma 6 dell’art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.

Art. 9
(Casi di esclusione)

1. Il diritto di accesso è escluso per i documenti suscettibili di recare pregiudizio agli interessi indicati nell’art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché nell’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352. L’esclusione deve essere disposta unicamente in connessione con l’effettiva sussistenza degli interessi richiamati.
2. Nell’ambito dei criteri fissati nell’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, sono sottratti all’accesso:
a) documenti relativi alla carriera, al trattamento economico, alla vita privata dei dipendenti ad eccezione dell’informazione circa la qualifica e la struttura di appartenenza e dei collaboratori professionali anche esterni aventi a qualsiasi titolo un rapporto di lavoro con l’Ateneo, nonché di soggetti estranei all’amministrazione, membri di organi collegiali e commissioni presso l’Ateneo; resta salvo il diritto di accesso del dipendente ai documenti che lo interessano direttamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
b) documenti relativi al curriculum studiorum e alla vita privata di studenti, specializzandi, dottorandi, borsisti, allievi di corsi di formazione professionale, o altri soggetti che comunque svolgano attività di studio o di ricerca presso l’Ateneo; al fine di favorire l’eventuale accesso al mondo del lavoro e delle professioni, notizie sui soggetti predetti, limitatamente al titolo conseguito alla relativa votazione e all’indirizzo privato potranno essere rilasciate a coloro che presentino formale richiesta purché dichiarino che le informazioni sono richieste in relazione ad un eventuale inserimento nella propria struttura lavorativa e previa acquisizione dell’assenso degli interessati che può essere anche rilasciato in via generale;
c) documenti relativi a gare per l’aggiudicazione di lavori e forniture di beni e servizi, che possano pregiudicare la sfera di riservatezza dell’impresa in ordine ai propri interessi professionali, finanziari, industriali e commerciali; per un’adeguata tutela degli interessi richiamati, l’accesso è consentito mediante estratto dei verbali di gara esclusivamente per le notizie riguardanti la stessa impresa richiedente, l’elenco delle ditte invitate e le relative offerte economiche, l’indicazione della ditta aggiudicataria e la motivazione dell’aggiudicazione. Al fine di salvaguardare il corretto ed imparziale svolgimento delle operazioni di gara, l’accesso ai relativi documenti è differito al momento della comunicazione dell’aggiudicazione, salvo i casi di pubblicità per legge degli atti infraprocedimentali;
d) documenti relativi a procedure concorsuali ad eccezione degli atti, o della parte di essi che riguardino l’istante dei giudizi sintetici attribuiti ai candidati ovvero degli atti dei quali sia prevista per legge la pubblicità; l’accesso è in ogni caso differito al momento dell’emanazione del formale provvedimento di approvazione degli atti;
e) documenti e libri contabili ad eccezione dei bilanci approvati con delibera dei competenti organi amministrativi; resta salva la comunicazione al creditore su richiesta dello stesso, dello stato della procedura di liquidazione del debito;
f) documenti in possesso dell’amministrazione in relazione allo svolgimento, da parte dei propri dipendenti, di attività professionale medico-sanitaria, legale o di altra attività per la quale sia previsto dall’ordinamento il rispetto del segreto professionale;
g) documenti relativi ad atti stipulati dall’amministrazione secondo la disciplina privatistica, ove ciò sia di pregiudizio agli interessi indicati nell’art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e nell’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352; sono sempre esclusi dall’accesso i risultati delle ricerche commissionate da terzi ai sensi dell’art. 66 del decreto del Presidente della Repubblica 11 luglio 1980, n. 382;
h) documenti relativi all’operato di organi e commissioni di studio e controllo dell’attività amministrativa che non vengano acquisiti nel procedimento quali presupposti del provvedimento finale;
i) documenti relativi a studi e ricerche; per la salvaguardia del diritto all’invenzione;
l) ogni altro documento comunque in possesso dell’amministrazione, riguardante la vita privata, la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono.
3. I documenti formati o detenuti dall’amministrazione sono inoltre sottratti al diritto di accesso:
a) quando dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica ed individuata alla sicurezza e alla difesa nazionale, nonché all’esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste nei trattati e nelle relative leggi di attuazione;
b) quando possa arrecarsi pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria;
c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, nonché all’attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;
d) in ogni altra ipotesi in cui l’ordinamento vigente limiti l’accesso ai documenti amministrativi.
4. Resta ferma la facoltà dell’amministrazione di differire il diritto di accesso ai regolamenti secondo quanto previsto dall’art. 8 del presente regolamento.

Art. 10
(Misure organizzative)

1. Ai fini dell’attuazione del diritto di accesso sono adottate le seguenti misure organizzative in conformità all’art. 22, comma 3 della legge 7 agosto 1990, n. 241, ed all’art. 6 del decreto del Presidente della repubblica 27 giugno 1992, n. 352:
a) presso l’ufficio concorsi sono in distribuzione i moduli prestampati occorrenti per le richieste ai fini dell’esercizio del diritto di accesso, e presso gli uffici competenti sono in distribuzione i moduli prestampati per l’acquisizione dell’assenso dei soggetti indicati dal comma 2, lettera b, dell’art. 9 del presente regolamento, per la comunicazione a terzi di notizie, secondo quanto stabilito nel medesimo articolo;
b) è istituito il registro delle richieste di accesso ed il relativo archivio presso l’ufficio protocollo dell’amministrazione centrale, dei dipartimenti e dei centri interdipartimentali;
c) la tariffa unitaria da corrispondere per il rilascio di copia dei documenti richiesti nell’ambito del procedimento di accesso è stabilita in € 0,52 per riproduzione di documenti amministrativi inerenti alle procedure di aggiudicazione delle gare, e in
€ 0,10 per riproduzione di documenti inerenti a tutti gli altri procedimenti amministrativi; per le planimetrie il costo di riproduzione è maggiorato del 50% per le spese sostenute dall’amministrazione;
d) sono istituiti presso l’ufficio economato, i dipartimenti ed i centri interdipartimentali, il registro cronologico delle copie dei documenti rilasciate ai fini dell’attuazione del diritto di accesso ed il bollettario delle somme riscosse per il rilascio delle predette copie;
e) sono pubblicati mediante affissione all’albo dell’Università i documenti amministrativi concernenti l’organizzazione e le funzioni degli uffici, i procedimenti amministrativi, le circolari contenenti direttive e interpretazioni normative.

Art. 11
(Entrata in vigore e pubblicazione)

1. Il regolamento entra in vigore dalla data del presente decreto rettorale.
2. Il regolamento verrà reso pubblico mediante affissione all’albo dell’Università.

Roma, 7 dicembre 1993

Il Rettore
Prof. Aldo Brancati