Regolamento di attuazione delle norme sulla tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali (D.R. n. 2173 del 6/10/1998)

Art. 1
Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento è adottato in attuazione della legge 31 dicembre 1996 n. 675 e disciplina il trattamento, la comunicazione e la diffusione da parte delle Università dei dati personali, anche raccolti in banche dati.

2. L’Università provvede al trattamento, alla diffusione e alla comunicazione dei dati nell’ambito del perseguimento dei propri fini istituzionali.

Art. 2
Circolazione dei dati all’interno dell’Università

1. Le disposizioni contenute negli articoli che seguono s’intendono riferite al trattamento, alla diffusione e alla comunicazione dei dati all’esterno. L’accesso ai dati personali da parte delle strutture e dei dipendenti dell’Università, comunque limitato ai casi in cui esso sia rivolto al perseguimento dei fini istituzionali e fatta salva la disposizione di cui all’art. 8, comma 4, della legge 31 Dicembre 1996, n. 675, è ispirato al principio della circolazione delle informazioni, secondo il quale l’Università provvede all’organizzazione delle informazioni e dei dati a sua disposizione mediante strumenti, anche di carattere informatico, atti a facilitarne l’accesso e la fruizione, anche presso le strutture didattiche e di ricerca.

2. Ogni richiesta d’accesso ai dati personali da parte delle strutture e dei dipendenti dell’Università, debitamente motivata, dev’essere soddisfatta nella misura strettamente necessaria al perseguimento dell’interesse istituzionale dell’attività volta a tale fine, fatto salvo l’esercizio dei diritti di cui all’art. 13 della legge n. 675/1996.

Art. 3
Circolazione dei dati all’esterno dell’Università

1. Al fine di favorire l’inserimento nel mondo del lavoro e della ricerca degli studenti che hanno conseguito il titolo conclusivo dei corsi di studi di ogni tipologia prevista nel proprio ordinamento didattico, l’Università può comunicare e diffondere all’esterno i dati personali attinenti alla carriera degli studenti medesimi, su richiesta di soggetti pubblici, aziende private, associazioni di categoria e altri soggetti privati ovvero di propria iniziativa, anche mediante inserimento in sito INTERNET o in altri circuiti informativi.

2. I dati dovranno riguardare esclusivamente il nominativo, la data di nascita, il numero di matricola, la data della seduta di laurea e di conseguimento del diploma di specializzazione o del diploma di scuola diretta a fini speciali, il titolo di dottore di ricerca, il voto conseguito e, per quanto concerne il diploma di laurea, il titolo della tesi e il relatore.

3. L’Università avrà cura di chiedere il preventivo assenso scritto degli studenti interessati, previa infomativa ai sensi dell’art. 10 della legge n. 675/1996.

4. Al fine di prevenire ed evitare possibili speculazioni e di tutelare, altresì, la riservatezza personale del laureato, del diplomato o di chi ha conseguito il titolo di dottore di ricerca, non ne sarà diffuso l’indirizzo privato; gli enti, le aziende o altri interessati che intendessero acquisire anche tale ultima informazione dovranno farne domanda in forma scritta all’Università, dichiarando che il dato richiesto è finalizzato esclusivamente ad un eventuale inserimento del soggetto nella propria organizzazione lavorativa.

Art. 4
Definizioni

1. In base all’art.1 della legge n. 675/1996, per "banca dati" si intende "qualsiasi complesso di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti, organizzato secondo una pluralità di criteri determinati, tali da facilitarne il trattamento".

2. Per "dato personale" si intende "qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, compreso un numero di identificazione personale".

3. Per "trattamento" dei dati si intende "qualunque operazione o complesso di operazioni, svolti con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati".

4. Per "responsabile" si intende "la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali".

Art. 5
Il titolare e il responsabile dei dati

1. Ai fini dell’applicazione della legge n. 675/1996 l’Università degli studi di Roma "Tor Vergata" è titolare dei dati personali, compresi i dati contenuti nelle banche di dati, automatizzate o cartacee, detenuti dall’Università.

2. Ai fini dell’attuazione della legge n. 675/96, nell’ambito dell’Università, articolata in strutture amministrative, di servizio, didattiche e scientifiche, i "Responsabili" dei dati sono i responsabili delle strutture stesse.

3. L’Università, titolare dei dati, ai sensi dell'art. 3 della legge n. 675/96, può comunque designare, con proprio provvedimento, uno o più responsabili del trattamento dei dati, diversi dai soggetti sopra indicati, prevedendo una suddivisione dei compiti. Il responsabile o i responsabili sono soggetti che forniscono idonea garanzia del pieno rispetto delle disposizioni vigenti in materia.

Art. 6
Modalità di raccolta e requisiti dei dati personali

1. I dati personali oggetto di trattamento sono:

1. trattati in modo lecito e secondo correttezza;
2. raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, e utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi;
3. esatti e, se necessario, aggiornati;
4. pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati;
5. conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati.

1. nell’art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore;
2. nell’art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare nei dipendenti o in persone prese in considerazione per l’istaurazione di un rapporto di lavoro, l’esistenza di uno stato di sieropositività;
3. nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

1. le finalità e le modalità del trattamento;
2. la natura dei dati, il luogo ove sono custoditi e le categorie di interessati cui i dati si riferiscono;
3. l’ambito di comunicazione e di diffusione dei dati;
4. gli eventuali trasferimenti di dati previsti verso Paesi non appartenenti all’Unione europea o, qualora si tratti di dati sensibili e di dati relativi ai provvedimenti di cui all’art. 686 c.p.p., fuori dal territorio nazionale;
5. una descrizione delle misure di sicurezza adottate;
6. l’indicazione della banca o delle banche dati cui si riferisce il trattamento e l’eventuale connessione con altri trattamenti o banche di dati.

1. è necessario per l’assolvimento di un compito previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria, relativamente a dati diversi da quelli indicati negli articoli 22 e 24 della legge n. 675/96;
2. riguarda dati contenuti o provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità di cui all’articolo 20, comma 1, lettera b), della legge n. 675/96.
3. è effettuato per esclusive finalità di gestione del protocollo, relativamente ai dati necessari per la classificazione della corrispondenza inviata per fini diversi da quelli di cui all’articolo 13, comma 1, lettera e), della legge n. 675/96, con particolare riferimento alle generalità e ai recapiti degli interessati, alla loro qualifica e all’organizzazione di appartenenza;
4. riguarda rubriche telefoniche o analoghe non destinate alla diffusione, utilizzate unicamente per ragioni d’ufficio e di lavoro e comunque per fini diversi da quelli di cui all’articolo 13, comma 1, lettera e) della legge 675/96.
5. è finalizzato unicamente all’adempimento di specifici obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali, ed è effettuato con riferimento alle sole categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e diffusione strettamente collegate a tale adempimento, conservando i dati non oltre il periodo necessario all’adempimento medesimo;
6. è effettuato per esclusive finalità dell’ordinaria gestione di biblioteche e mostre, in conformità alle leggi e ai regolamenti, ovvero per la organizzazione di iniziative culturali o sportive o per la formazione di cataloghi e bibliografie;
7. è effettuato da associazioni, fondazioni, comitati anche a carattere politico, filosofico, culturale o sindacale, ovvero da loro organismi rappresentativi, istituiti per scopi non di lucro e per il perseguimento di finalità lecite, relativamente a dati inerenti agli associati e ai soggetti che in relazione a tali finalità hanno contatti regolari con l’associazione, la fondazione, il comitato o l’organismo, fermi restando gli obblighi di informativa degli interessati e di acquisizione del consenso, ove necessario;
8. è effettuato temporaneamente ed è finalizzato esclusivamente alla pubblicazione o diffusione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero, nel rispetto del codice di deontologia di cui all’articolo 25 della legge n. 675/96;
9. è effettuato anche con mezzi elettronici o comunque automatizzati, per la redazione di periodici o pubblicazioni aventi finalità di informazione giuridica, relativamente a dati desunti da provvedimenti dell’autorità giudiziaria o di altre autorità;
10. è effettuato temporaneamente per esclusive finalità di raccolta di adesioni a petizioni o ad appelli;

1. il nome, la denominazione o la ragione sociale del richiedente;
2. le finalità e le modalità di utilizzo dei dati richiesti;
3. l’eventuale ambito di comunicazione dei dati richiesti, impegnandosi ad utilizzare i dati esclusivamente per le finalità e nell’ambito delle modalità indicate;
4. l’eventuale richiesta dell’indirizzo ai sensi e per le finalità di cui al precedente art. 3, comma 4;
   1. il domicilio, la residenza o la sede del titolare richiedente e, se designato, del responsabile;
   2. l’impegno, debitamente sottoscritto dal titolare richiedente e dal responsabile, se designato, di utilizzare i dati esclusivamente per le finalità, nell’ ambito e con le modalità indicati, nonché di provvedere tempestivamente all’informativa di cui all’art. 10 della legge n. 675/1996.

1. siano necessarie per finalità di ricerca scientifica o di statistica e si tratti di dati anonimi;
2. siano richieste dai soggetti di cui all’art.4, comma 1, lettere b), d), c) della legge n. 675/96, per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.